Términos específicos · Herlein Contable Argentina

1. Ámbito y relación con los Términos Generales

Estos Términos Específicos regulan Herlein Contable en la República Argentina y complementan los Términos y Condiciones Generales de HERLEIN para Argentina. En cuestiones propias de Herlein Contable prevalecerán estas condiciones específicas, sin perjuicio de las normas imperativas aplicables.

2. Naturaleza del servicio

Herlein Contable es una plataforma tecnológica de gestión administrativa, comercial, económica y contable. Puede incluir clientes y proveedores, presupuestos, productos y servicios, facturación electrónica, comprobantes fiscales, cobros y pagos, ingresos y egresos, reportes, exportaciones e integraciones con HERLEIN y Herlein Stock.

3. No sustitución del contador

HERLEIN no presta, por el solo hecho de suministrar el software, servicios reservados a contadores públicos, abogados, asesores tributarios u otros profesionales regulados. Los cálculos, reportes, alertas y automatizaciones tienen finalidad operativa y no constituyen dictamen, auditoría, certificación ni asesoramiento profesional individualizado.

4. Datos fiscales del Cliente

• El Cliente debe mantener actualizados CUIT, razón social, domicilio fiscal, condición frente al IVA, régimen tributario, Ingresos Brutos, puntos de venta, actividades, certificados y autorizaciones aplicables.
• El Cliente es responsable de verificar que la configuración refleje su situación fiscal efectiva.

5. Facturación electrónica mediante WSFE de ARCA

Herlein Contable incorpora una integración operativa con los Web Services de Facturación Electrónica (WSFE) de ARCA. HERLEIN prepara, transmite y procesa las solicitudes de autorización de comprobantes electrónicos utilizando los datos y habilitaciones del contribuyente.

6. Autorización, CAE y validez

La generación o visualización preliminar de una factura no implica que ARCA la haya autorizado. Cuando corresponda, el comprobante se considerará autorizado una vez recibida una respuesta válida de ARCA y el código de autorización aplicable, como el CAE. Herlein Contable podrá registrar número, punto de venta, tipo de comprobante, CAE, vencimiento, resultado, observaciones y demás datos devueltos por ARCA.

7. Estados fiscales

• Borrador: documento aún no enviado para autorización.
• Pendiente de confirmación ARCA: la solicitud pudo haber sido transmitida pero el resultado no pudo confirmarse de forma inequívoca.
• Autorizado: ARCA devolvió una autorización válida.
• Rechazado u observado: ARCA devolvió un resultado que requiere corrección o revisión.

8. Numeración, correlatividad e idempotencia

Herlein Contable utiliza controles técnicos para reducir el riesgo de numeraciones duplicadas, solicitudes simultáneas y doble emisión por doble clic, reintentos o problemas de red. Mientras una solicitud se encuentre pendiente de confirmación, el documento podrá quedar bloqueado para evitar una nueva emisión que pueda generar duplicidad.

9. Contingencia y reconciliación con ARCA

Si se produce un timeout, pérdida de conexión o interrupción después de transmitir una solicitud, Herlein Contable no asumirá automáticamente que la operación fue rechazada. El sistema podrá conservarla como Pendiente de confirmación ARCA y consultar posteriormente los servicios de ARCA para reconciliar el resultado antes de habilitar una nueva emisión.

HERLEIN no simulará ni presentará como autorizado un comprobante que no cuente con confirmación fiscal válida. Los mecanismos alternativos de contingencia, incluyendo CAEA cuando corresponda, sólo podrán utilizarse cuando el contribuyente y la operación cumplan los requisitos legales y técnicos aplicables.

10. Rechazos y observaciones

ARCA puede aprobar, observar o rechazar solicitudes. Herlein Contable podrá mostrar códigos y mensajes devueltos por ARCA. Cuando el rechazo derive de datos fiscales, puntos de venta, certificados, habilitaciones o situación del contribuyente, el Cliente deberá subsanar la causa correspondiente.

11. Inmutabilidad del comprobante autorizado

Una vez autorizado un comprobante, los datos fiscales esenciales almacenados en Herlein Contable podrán quedar bloqueados para preservar la correspondencia con la operación autorizada. Las correcciones deberán realizarse mediante los mecanismos fiscales legalmente previstos, como notas de crédito o débito cuando correspondan.

12. Trazabilidad fiscal

Herlein Contable podrá conservar un historial técnico de solicitudes y respuestas de WSFE, incluyendo empresa, documento, fecha y hora, punto de venta, tipo y número, identificador de idempotencia, estado, respuesta de ARCA, CAE, vencimiento, errores y demás datos necesarios para soporte, seguridad, auditoría y reconstrucción de incidentes. Los registros fiscales de auditoría podrán conservarse de forma append-only para preservar su integridad.

13. Certificados y credenciales

El Cliente debe disponer de certificados, relaciones, autorizaciones y demás mecanismos de autenticación necesarios para operar con ARCA. HERLEIN aplicará medidas de seguridad adecuadas a los elementos de autenticación que procese y limitará su acceso a los componentes y usuarios autorizados.

14. Indisponibilidad de ARCA

Los servicios de ARCA son externos a HERLEIN. HERLEIN no controla su disponibilidad, tiempos de respuesta, mantenimiento o modificaciones técnicas. Una indisponibilidad de ARCA puede impedir temporalmente la autorización de comprobantes sin que ello constituya por sí solo incumplimiento de HERLEIN.

15. Responsabilidad fiscal del Cliente

El Cliente continúa siendo responsable de la correcta emisión, registración y tratamiento tributario de sus operaciones, de la veracidad de los datos cargados y de verificar las consecuencias fiscales de situaciones particulares con su contador o asesor profesional.

16. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales relacionado con Herlein Contable Argentina se realizará conforme a la Ley 25.326, su reglamentación y normativa aplicable. El Cliente deberá contar con fundamento legítimo para incorporar información de clientes, proveedores, empleados y terceros. Cuando HERLEIN trate esos datos por cuenta del Cliente, resultará aplicable el DPA Argentina.

17. Seguridad y usuarios

HERLEIN aplicará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad. El Cliente deberá administrar adecuadamente usuarios, roles, permisos, contraseñas y dispositivos, especialmente respecto de funciones de emisión fiscal.

18. Exportación y conservación

Herlein Contable puede proporcionar herramientas de exportación y respaldo. El Cliente conserva la responsabilidad de cumplir las obligaciones legales de conservación de comprobantes y documentación. Un backup operativo no sustituye un régimen legal específico cuando éste exija requisitos adicionales.

19. Inteligencia artificial y automatización

Las funciones de inteligencia artificial o automatización tienen carácter asistencial y no sustituyen asesoramiento contable, fiscal o jurídico. Los resultados con consecuencias fiscales o económicas deberán verificarse antes de su utilización definitiva.

20. Responsabilidad

Cada parte responderá conforme a la legislación aplicable por las obligaciones que le sean jurídicamente imputables. HERLEIN no será responsable por consecuencias originadas exclusivamente en datos incorrectos, configuración fiscal inadecuada, incumplimientos atribuibles al Cliente o indisponibilidad de sistemas externos fuera de su control razonable. Esto no limita la responsabilidad de HERLEIN por fallos propios cuando legalmente corresponda.

21. Incidentes del software

Si se detecta un error propio de Herlein Contable que pueda haber afectado una operación fiscal, HERLEIN procurará identificar y limitar el incidente, informar al Cliente cuando corresponda, corregir el defecto y facilitar la trazabilidad técnica disponible. La corrección técnica no sustituye los procedimientos fiscales que deban realizarse ante ARCA.

22. Modificaciones y evidencia de aceptación

HERLEIN podrá actualizar estas condiciones por cambios legales, técnicos, de ARCA, seguridad o nuevas funcionalidades. Cada versión será identificada y, cuando corresponda, se solicitará nueva aceptación. HERLEIN podrá conservar empresa, usuario, versión, fecha y hora, región, identificador técnico, IP cuando resulte lícito y necesario y hash del documento aceptado.

23. Proveedor, ley y jurisdicción

La identificación completa del proveedor contractual argentino, CUIT, domicilio, ley aplicable y jurisdicción se establecerán en los Términos Generales y en la documentación comercial correspondiente. Las normas imperativas prevalecerán sobre cualquier disposición incompatible.